Кои се задачите на секретар

Видео: Што треба да биде во можност да регистратор

Со цел јасно да се дефинираат обврските на секретарот, што треба да знаете за некој зборува. Впрочем, овој пост Тоа може да се третира во неколку начини. Познато, на пример, административен асистент како канцелариски работник, Генералниот секретар на чело (шефот на) одредена организација, државниот секретар на САД како државен службеник, секретар како дипломатски лице, секретар на главата како вработен, и други опции. Најчесто, со наведување на пост, се има на ум на работникот кој врши задачи (задачи) како директор на компанијата и на индивидуалните главите на своите деловни единици. Излегува дека должностите на државниот секретар во овој случај се сведе на исполнување на една нарачка за организациски и технички прашања.

Видео: Воз возачот Баз

Што треба да знаат и треба да се направи секретар

Дневен секретар ги врши следниве функции:

1. Добивајте информации од неговите потчинети да се префрли на својата глава.
2. Организирајте телефон менаџер. Во негово отсуство, за да добијат информации, а потоа да го донесе на вниманието на директорот.
3. Примање и да води евиденција на телефонски пораки.
4. Создавање услови за нормално функционирање на главата: да ја следи побарувачката за канцелариски материјал и канцелариска опрема.
5. Да помогне во организацијата на производството конференции и состаноци. Доведете го до учесниците на датумот, времето и местото на настанот. Соберат потребните материјали за да се обезбеди присуство на претставници присутни и да ја задржите минути од средбата.
6. Води евиденција на претпријатието. За таа цел, секретар треба да ги извршува прием, организира пристигнатата пошта и испратете ја на менаџментот. Потоа, врз основа на издавање визи испрати документи изведувачи под сликата. на должности Секретар, исто така вклучуваат контрола на напредокот, времето и резултатите од нивното извршување.
7. Вршење на работи на печатење и репродукција на документи.
8. Организира прием на посетителите на чело на компанијата, како и можноста да се создадат услови за почетокот на решавање на прашањата.

Со цел да се исполнат овие навидум едноставни задачи на секретарот, работникот треба да знаете:

Видео: Како да се надминат пречките на професионална дејност [Personal ефикасност Курс]

• на целата структура на управување на компанијата и нејзините структурни поделби;
• прописи, бројот на вработени и структурата на компанијата, нејзиниот профил, можностите за развој и усовршување;
• прописите за правилно спроведување на постапката;
• правила за користење на канцелариска опрема и средства за комуникација;
• правила БТП, ОД, заштита од пожар и индустриска хигиена;
• правила на организација на работата на работното место;
• регулаторните и законските акти, наредби, регулативи, упатства за планирање, сметководство и контрола на квалитетот на извршената работа.

Видео: Проблеми на персоналот како да се направи описот на работното место

специфичност секретар

Ако зборуваме за конкретен, тесна специјализација, ситуацијата е поинаква. Земете, на пример, претставници Вршителот на должноста секретар на секретар. Самиот наслов на пост е јасно дефинирана аспект на работата. Обично, во секое претпријатие веќе има опис на работата, во кој се наведени активностите специјалист за работа во канцеларија. Ако таква настава не е присутна, таа е подобро да го создаде. За да го направите ова, треба да го користите квалификација прирачник, во чии примероци се приближни. После тоа, стандардната верзија е потребно да се промени односот на одредена специфични за секоја организација и внатрешните карактеристики. Во принцип, секретар рецепционер задачи мора да биде јасно проследи три главни области:

Видео: курсеви за маркетинг. Маркетинг курсеви: Опис на работата продажби

1. Справување со кореспонденција. Прием, обработка со современи методи и навремено испраќање.
2. Соодветно управување на интерна документација.
3. Регистрација, строга сметководство и пренос на документи до архивата за складирање.

Карактеристики на референтната

Во некои претпријатија воведе на персоналот за оваа функција, која вклучува широк спектар на одговорности: ". Помошник-директор" од "Help Desk" на Таквите специјалист треба да поседуваат сеопфатни знаења и добро познавање на ситуацијата. Должности sekretaryareferenta малку прошири должи на зголемената моќ. Во принцип, тоа е - нормално секретар на работа, но зборот "асистент" прави некои дополнувања на стандардната листа. Особено, административен асистент можат самостојно да вршат прием на посетители за одредени прашања. Поседуваат одредени информации, тој е во состојба да ги направат своите сопствени одлуки. Покрај тоа, асистент менаџер врши важни задачи во врска со активностите на организацијата (претпријатието). Понекогаш административен асистент е обвинет за одговорност на администрацијата на човечки ресурси. Тоа се прави само кога вкупниот износ на работа ви овозможува да извршите дополнителни давачки.